Vortrag

Kassenführung – weiterführende Hinweise zur Umsetzung der TSE-Pflicht

20. April 2021

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

wie wir Sie bereits über unseren Newsletter vom 18. März 2021 informiert haben, endete die bisher geltende Nichtbeanstandungsregelung hinsichtlich der Frist zur Nachrüstung elektronischer Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) am 31. März 2021. Für Fälle, bei denen bis zu diesem Stichtag eine tatsächliche Implementierung einer Cloud-TSE noch nicht möglich war, müssen individuelle Einzelfristverlängerungsanträge nach § 148 AO gestellt werden. Diese sind auch im Nachhinein noch möglich. Bitte kommen Sie diesbezüglich auf uns zu, sofern wir Sie bei der Beantragung einer (rückwirkenden) Fristverlängerung unterstützen können.

 

Was darüber hinaus bei der Umsetzung der TSE-Pflicht zu beachten ist, fassen wir gern nachfolgend für Sie zusammen:

 

Anpassung Belegausdrucke

 

Ab dem Zeitpunkt, wo die TSE in das elektronische Aufzeichnungssystem eingebaut ist, sind die Belegausdrucke verpflichtend anzupassen. Jeder Papier- oder elektronischer Beleg muss ab diesem Zeitpunkt zwingend folgende Angaben – ohne maschinelle Unterstützung lesbar – enthalten:

 

  1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  2. Datum der Belegausstellung, Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
  3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  4. Transaktionsnummer
  5. Entgelt und drauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe sowie anzuwendender Steuersatz (im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf)
  6. Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Seriennummer des Sicherheitsmoduls
  7. Betrag je Zahlungsart
  8. Signaturzähler
  9. Prüfwert

 

Hinweis: So ist auch bereits auf dem Bon für Prüfer des Finanzamtes ersichtlich, ob eine verpflichtende TSE im Einsatz ist.

 

Wie lange kann eine TSE genutzt werden?

 

Eine technische Sicherheitseinrichtung kann solange genutzt werden, wie die Zertifizierungen des BSI gültig sind.

 

Aufbewahrung

 

Grundsätzlich sind neben den auf dem Speichermodul abgelegten TSE-Daten auch weiterhin die Grundaufzeichnungen (= Kasseneinzeldaten) der elektronischen Aufzeichnungssysteme für die gesamte Zeit der Aufbewahrung revisionssicher und in einem maschinell auswertbaren Format aufzubewahren.

 

Was ist zu tun, wenn die TSE ausfällt?

 

In dem Moment, in dem die TSE ausfällt, sind unverzüglich Maßnahmen zu ergreifen, um die Ausfallursache zu beheben. Sofern der Ausfall lediglich die TSE betrifft, wird es seitens der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem bis zur Beseitigung des Ausfallgrundes weiterhin genutzt wird.

 

Ausfallgründe sind unbedingt zu dokumentieren. Diese Dokumentation kann auch automatisiert durch das elektronische Aufzeichnungssystem erfolgen.

 

Soweit das elektronische Aufzeichnungssystem ohne die funktionsfähige TSE weiterbetrieben werden kann, muss der Ausfall auf dem Beleg ersichtlich sein. Der Hinweis auf die fehlenden TSE-Merkmale auf dem Beleg kann durch die fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung erfolgen. Die Belegausgabepflicht bleibt von einem Ausfall der TSE unberührt.

 

Elektronische Registrierkassen älterer Bauart

 

Wir weisen darauf hin, dass bereits in Nutzung befindliche elektronische Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden (und die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 erfüllen), noch bis 31. Dezember 2022 genutzt werden dürfen, soweit diese bauartbedingt technisch nicht nachgerüstet werden können. Diese Ausnahme gilt jedoch nicht für PC-Kassensysteme.

 

Meldepflicht der elektronischen Aufzeichnungssysteme nach § 146a Abs. 4 AO

 

Die seit dem 1. Januar 2020 gegenüber dem Finanzamt bestehende Meldepflicht bei Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme umfasst folgende Daten:

 

  • Name des Steuerpflichtigen
  • Steuernummer
  • Art der zertifizierten Sicherheitseinrichtung (Zertifizierungs-ID im Format „BSI-K-TR-nnnn-yyyy“ und die Seriennummer der TSE)
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte bzw. Einsatzort (jedes einzelne elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion; auch dann, wenn mehrere Geräte mit einer zertifizierten TSE verbunden sind)
  • Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Datum der Anschaffung bzw. in Leasing-Fällen das Datum des Leasingbeginns des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (unabhängig davon sollten Installationsinformationen sowie die tatsächliche Inbetriebnahme für eventuelle spätere Betriebsprüfungen in einer entsprechenden Verfahrensdokumentation nachvollziehbar dargestellt werden)
  • Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

 

Diese Meldung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems beim Finanzamt einzureichen. Die Mitteilungspflicht gilt auch für Leihgeräte.

 

Aktuell (Stand 19. April 2021) ist von dieser Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO jedoch bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen. Ein konkreter Termin für Realisierung des elektronischen Meldewesens ist derzeit noch nicht bekannt.

 

Hinweis: Der gewerbliche Verkauf elektronischer Aufzeichnungssysteme, die nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können, ist gesetzlich verboten. Alte Kassen sollten stattdessen für einen eventuellen Datenzugriff einer möglichen künftigen Betriebsprüfung aufbewahrt werden.

 

Wir weisen darauf hin, dass bei Mängeln in der Umsetzungspflicht hinsichtlich der TSE, welche in Kassen-Nachschauen oder Betriebsprüfungen festgestellt werden, Hinzuschätzungen oder Bußgelder drohen. Mit Abflachen der Corona-Pandemie rechnen wir mit verstärkten Prüfungen der korrekten Umsetzung der verschärften Pflichten im Hinblick auf die Kassenführung mittels Kassen-Nachschauen.

 

Gern stehen wir Ihnen für Rückfragen zur Umsetzung der TSE-Pflicht zur Verfügung.

 



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